《中华人民共和国档案法》第一章第二条明确指出：本法所称档案，是指过去和现在的機关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

当人类文明还处于原始時期，随着生产力的进步，人们产生了记录意识，通过“结绳”“刻契”等记事方法记录着部落的生产和生活。中国公认的出现最早的档案是3500多年以前殷商時期的甲骨档案。它包含着大量商朝的文书和档案资料，是殷代的王家档案。

从秦朝开始，中国公文的文种使用范围第一次由最高统治者明文规定，《史记·秦始皇本纪》中提到秦代公文种类包括制、诏、奏等。

到了汉代，出现了大量新文种，如策书、戒书、章、表、驳议等，在中央设有尚书台，总管全国章奏的接收、拆阅、审批，诏书的起草、封印等工作。汉代还专门建有“兰台”、“东观”、“石渠阁”等专门機构，作为保存档案的库房。

唐宋時期，我国的档案工作有了进一步发展。隋唐实行了“三省制”，三省共管公文，即中书出令、门下审议、尚书执行。在唐代的封建法典《唐六典》和《唐律疏议》中还从法律的角度对文书、档案工作进行了规定，把档案的管理提到一个新的高度。

明朝的文书处理機构更加完善，各機构也有了明确分工。中书科掌握书写诏、敕、制、诰;诰敕房掌握书办文官诰敕、揭贴、翻译外国文书;制敕房掌握书办制、敕、诏书、诰命、册、表等機密文书。

清代档案工作基本上承袭了明朝，清政府在中央设有两个并列的收文機构：奏事处和通政司，负责收发奏折文书和各种题本。清代的档案制度十分严格，文书的格式、办理程序、避讳、保密，档案的收藏、保存、利用等方面都有详细的规定。